Việc tìm thuê văn phòng không chỉ dừng lại ở việc tìm ra một địa chỉ phù hợp mà điều quan trọng hơn đối với những người đi thuê văn phòng đó là cần có một hợp đồng thuê văn phòng chi tiết và rõ ràng. Bài viết sau đây Nhà Đất Mono sẽ cùng bạn tìm hiểu những giấy tờ cần thiết khi thực hiện thủ tục thuê văn phòng và điều cần lưu ý trong nội dung hợp đồng thuê. Cùng tham khảo bạn nhé.
Mục lục bài viết
Giấy tờ cần thiết để thực hiện thủ tục thuê văn phòng
Theo quy định của pháp luật, thủ tục thuê văn phòng cần có những loại giấy tờ như sau:
Hợp đồng thuê văn phòng: Được thảo luận và thống nhất giữa các bên. Văn bản được soạn thành 2 bản, mỗi bên sẽ giữ một bản.
Biên bản thanh lý hợp đồng: Biên bản này chỉ dùng khi hết hạn hợp đồng thuê văn phòng. Hoặc trong trường hợp một trong hai bên không còn muốn cho thuê văn phòng nữa.
Phụ lục hợp đồng: Được đi kèm với hợp đồng cho thuê. Lưu ý rằng loại giấy tờ này không bắt buộc phải có trong thủ tục thuê văn phòng.
Giấy tờ sở hữu, giấy chứng nhận sử dụng hợp pháp văn phòng, tòa nhà cho thuê. Loại giấy tờ này dành cho bên cho thuê văn phòng.
Những điều cần biết về thủ tục thuê văn phòng
Thủ tục thuê văn phòng được thể hiện một cách cụ thể và khoa học trong hợp đồng cho thuê. Hợp đồng thuê chính là giao kèo bằng văn bản giữa bên thuê và bên cho thuê. Hợp đồng có hiệu lực khi và chỉ khi có chữ ký của cả hai bên. Trong trường hợp hợp đồng chưa được thống nhất, các bên có quyền không ký vào văn bản. Thay vào đó sẽ giành thời gian để đàm phán và thương thảo tiếp.
Những lưu ý quan trọng trong nội dung hợp đồng
Nói một cách ngắn gọn, hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản quy phạm pháp luật quan trọng bậc nhất khi thực hiện thủ tục thuê văn phòng. Nó phản ánh quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên. Việc thương thảo và đàm phán những điều kiện trong văn bản là rất cần thiết đối với mỗi bên. Để có thể bảo vệ quyền lợi đúng đắn của mình, bạn nên lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:
Diện tích thuê văn phòng
Tính đến thời điểm hiện tại, mức chi phí thuê văn phòng có liên quan mật thiết đến diện tích thuê. Cụ thể, chi phí thuê sẽ được tính trên diện tích sử dụng thực tế. Do đó, xác định diện tích cực kì quan trọng trong thủ tục thuê văn phòng. Đôi khi chỉ lệch khoảng 1 – 2m2 cũng ảnh hưởng rất lớn đến số chi phí thuê.
Do đó, để đảm bảo tính chính xác, bên thuê cần phải kiểm tra thật kỹ lưỡng trước khi quyết định thuê. Bạn có thể sử dụng thước đo thủ công, hoặc đo laser. Mặc dù các chủ cho thuê đều nắm rất rõ diện tích văn phòng. Tuy nhiên bạn vẫn có thể đo đạc, điều này hoàn toàn hợp lệ.
Phương hướng của văn phòng
Khoan nói đến những yếu tố như phong thủy, hay tâm linh. Việc xác định phương hướng của văn phòng cũng ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của người thuê. Việt Nam là một đất nước nhiệt đới ẩm gió mùa, mặt trời chiếu sáng hơn 300 giờ/ năm. Bởi thế cho nên, nếu như văn phòng được xây dựng ở phía tây sẽ rất nóng bức. Ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của người lao động.
Mặc dù không quá cần thiết. Song việc xác định phương hướng của văn phòng cũng có vai trò quan trọng. Người thuê có thể lựa chọn hướng nam để đón gió hoặc lựa chọn văn phòng có hệ thống khí trời thoáng đãng.
Thời gian và điều kiện gia hạn của hợp đồng
Trong khi thực hiện các thủ tục thuê văn phòng, bên thuê cần chú ý về vấn đề thời gian hợp đồng có hiệu lực. Kèm theo đó là thời gian chi phí thuê được bắt đầu tính. Trước khi bắt đầu chính thức thời gian thuê, phía thuê sẽ được tạo điều kiện để có thời gian thiết kế và hoàn thiện văn phòng. Do đó cần phải khẳng định cụ thể, chi phí được tính sau khi hoặc trước khi quá trình thi công được hoàn thiện. Điều này cần có sự trao đổi và thống nhất cụ thể đối với hai bên.
Bên cạnh đó, việc gia hạn hợp đồng sau khi kết thúc cũng cần được lưu ý. Nếu như phía thuê muốn thuê lại văn phòng. Vậy thì cần phải tiến hành làm thủ tục thuê văn phòng như bình thường. Trước đó, phía thuê cần phải báo lại với chủ cho thuê. Trong quá trình làm việc, cần trao đổi về mức chi phí, những ưu đãi đối với văn phòng gia hạn.
Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Những quy định khi thuê văn phòng, luôn luôn đi kèm với điều khoản chấm dứt hợp đồng. Trong điều khoản này, cần chỉ rõ: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng. Tiền đặt cọc sẽ được hoàn trả, hoặc miễn hoàn trả ra sao. Trường hợp nào được phép hoàn trả? Trường hợp nào không được phép hoàn trả? Nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng sẽ phải chịu mức phạt là bao nhiêu.
Trên thực tế, có rất nhiều người khi thực hiện thủ tục thuê văn phòng không chú ý tới khía cạnh này. Chỉ đến khi có trường hợp không may xảy ra, người chịu thiệt thòi là người không chú ý đến hợp đồng.
Trường hợp bất khả kháng
Xây dựng trường hợp giải quyết khi gặp các tình huống bất khả kháng rất cần thiết đối mọi hợp đồng. Có những trường hợp ngoài ý muốn mà cả hai bên không thể thực hiện hợp đồng. Trách nhiệm của mỗi bên sẽ ra sao trong trường hợp đó?
Việc xây dựng và thực hiện thủ tục thuê văn phòng cần được thực hiện theo đúng trình tự của pháp luật. Dưới sự thống nhất giữa các bên. Để có thể xây dựng một trình tự thủ tục đúng đắn và khoa học, cần phải có sự đồng lòng và trao đổi kỹ lưỡng. Áp dụng đúng thủ tục, không những giúp các bên chủ động trong mọi tình huống. Đó còn giúp cả hai bên có thể hạn chế một cách tối đa những rủi ro có thể xảy đến.
Khi tìm hiểu những thông tin bài viết mà Nhà Đất Mono chia sẻ ở trên, đối với bạn thực hiện thủ tục thuê văn phòng không còn khó khăn phải không nào? hãy chuẩn bị cho mình đầy đủ những giấy tờ cần thiết và đừng quên tham khảo những lưu ý quan trọng trong nội dung hợp đồng chúng tôi vừa mới nhắc ở bài viết. Chúc các bạn thành công.
